Digitale samenwerking is niet de toekomst. Digitale samenwerking is nu. Sterker nog, het is gisteren en eergisteren. Dankzij Microsoft Teams konden vele bedrijven gemakkelijk overschakelen naar de 21e eeuw. 

Denk je dat er in je organisatie geen behoefte is aan een verandering die je medewerkers daadwerkelijk kan helpen hun prestaties en efficiëntie te verbeteren? Neem even een paar minuten de tijd om onderstaande vijf stellingen te evalueren binnen jouw organisatie.

Het zijn allemaal signalen dat je de inrichting en gebruik van je digitale werkplek moet opschalen en Microsoft Teams van “het schap” en in je bedrijf moet halen.

Je werknemers werken nog steeds samen op gedeelde schijven. Overbodig dankzij Microsoft Teams

Gedeelde bestanden, gedeelde schijven, je kunt ze noemen wat je wilt. Maar praktisch zijn ze niet. Decennia geleden reserveerde IT een plekje voor je afdeling op de Z, Q of T schijf. Toen was het een passende oplossing voor het delen van interne documenten, maar tegenwoordig zijn gedeelde schijven een erfenis waar elke IT-afdeling vanaf wil – en je zakelijke gebruikers ook.

Geen real-time samenwerking, een vermoeiend proces om collega’s toe te voegen aan beveiligde groepen en ongeschikt voor mobiel of gemakkelijk en veilig gebruik buiten kantoor: laten we eerlijk zijn, gedeelde schijven hebben weinig of geen plaats in een digitale werkplek die de voorkeur geeft aan instant samenwerking.

Je gebruikt e-mail voor alles

E-mail werd meer dan 30 jaar geleden uitgevonden. Toen was het een geweldig idee: laten we digitale brieven en pakjes naar iedereen over de hele wereld sturen. Nu heeft iedereen een hekel aan e-mail. Busladingen mensen worden naar leslokalen gesleept om te leren omgaan met hun inbox. Werknemers komen een bedrijf binnen en besteden meer dan een derde van hun tijd aan e-mailen in plaats van hun vaardigheden in te zetten.

E-mail wordt gebruikt voor projectbeheer, om gegevens op te slaan, om taken te groeperen en voor communicatie over zowat alles, van de laatste organisatorische verandering tot de beslissing over de lunch op vrijdag. We zijn verslaafd aan e-mail, daarom gebruiken we het. Het is een vertrouwde en comfortabele omgeving. Maar is het echt geschikt voor samenwerking?

De millennial collega’s hebben paniek in hun ogen

Nieuwe generaties met ambitieuze jongeren geboren in het jaar 2000 (serieus, hoe eng klinkt dat?) betreden de kantoorvloer. Dit is een generatie van “digital natives” (ze zijn opgegroeid met smartphones, chat, cloud-based apps), maar niet e-mail native (zoals jij). Wij dringen een oude (in IT-tijd stokoude) uitvinding aan hen op en dwingen hen die te gebruiken en samen te werken.

Ik huiver als ik zie dat nieuwe werknemers op hun eerste dag hun computer krijgen en dat iemand van HR hun dan uitlegt dat collega’s elektronische post gaan versturen. En dan krijgen ze een VPN token of worden ze uitgelegd hoe Citrix werkt om toegang te krijgen tot de gedeelde drives. De blik op hun gezichten. Het is pure paniek. Deze jonge collega’s hebben sterke ideeën over hoe ze werken, en je kunt maar beter klaar zijn om ze de technologie te bieden waarmee ze zijn opgegroeid.

Je gebruikt OneDrive for Business (verkeerd) om samen te werken

We weten hoe het werkt als je Office 365 uitrolt: je begint met Exchange Online om de mailboxen naar de cloud te verplaatsen en vervolgens vervangt OneDrive for business de persoonlijke schijven. Zodra dat een feit is, begint iedereen OneDrive-mappen aan te maken en te delen om anderen toegang te geven tot hun documenten en samenwerking mogelijk te maken.

Ja, dit maakt samenwerking mogelijk, maar onthoud dit: OneDrive for Business is je persoonlijke werkruimte. Je kunt samen aan documenten werken, maar voor elke samenwerking waarbij een bepaald volume aan communicatie en documenten komt kijken, is dit niet de juiste tool. Er is maar één eigenaar van de documenten en als die persoon de organisatie verlaat, heb je 30 dagen de tijd om alle documenten die hij of zij met collega’s heeft gedeeld terug te halen. Daarna wordt het OneDrive-account gewist. Veel succes daarmee!

Je medewerkers maken vrolijk gebruik van schaduw-IT-apps

Iedereen moet en wil samenwerken. Natuurlijk kijken je medewerkers absoluut buiten je IT-organisatie om hen daarbij te helpen. Ze gebruiken hun privéaccounts om samenwerkingen op te zetten via Google Drive, Dropbox, Trello, WhatsApp of zelfs Facebook. Dit zijn allemaal geweldige tools die een specifiek doel dienen. Maar wil je dat je medewerkers bepalen welke tools worden gebruikt?

Weten ze wel welke risico’s er zijn verbonden aan het delen van je bedrijfskritische gegevens op servers waarvan je niet eens weet wie er toegang toe heeft? Het werkt voor hen, zeker. Maar wat als een van je medewerkers vertrekt en alle gegevens meeneemt? Je hebt geen controle over je gegevens en geen idee wie met wie deelt. Ik zou zeggen dat dat een eng idee is, of op zijn minst een omslachtig idee.

Meer voordelen van het gebruik van Microsoft Teams vind je in dit artikel ;).

Herken je deze stellingen?

Dan is het tijd om te overwegen Microsoft Teams écht uit te rollen in je organisatie (installatie) én te laten gebruiken door je medewerkers (implementatie en adoptie)

Creëer vooraf een governance framework samen met IT, HR en interne communicatie en laat je interne gebruikers mee bepalen wat voor hen nodig is en wat voor hen werkt. Start een paar pilots en leer ervan. Identificeer, train en inspireer digitale ambassadeurs om de verandering uit te rollen naar alle hoeken van je organisatie.

Ondersteuning of advies nodig over Microsoft Teams?

Onze experten staan achter je. Wij weten hoe dit werkt en bieden zowel de technische als veranderkundige vaardigheden om van digitale samenwerking in je organisatie een succes te maken!

Neem dus als de bliksem contact op en haal alles uit Microsoft Teams, een product dat je waarschijnlijk reeds bezit!