Migratie van de HR administratie van VDAB naar gecentraliseerde Vlaamse Overheidsdienst

Over het project

De Vlaamse overheid integreert alle HR afdelingen van de verschillende ministeries in één shared service organisatie. De personeelsadministratie van VDAB - Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling - diende overgenomen te worden door de gecentraliseerde Vlaamse Overheidsdienst AgO - Agentschap Overheidspersoneel.

Zowel processen, systemen als medewerkers dienden fysiek te migreren naar een nieuwe organisatie.

Waarom SiRCLE

SiRCLE heeft de projectverantwoordelijkheid opgenomen voor het:

  1. Opzetten van het projectplan, aanpak rekening houdend met een End-to-End verantwoordelijkheid en de samenwerking met de externe partners
  2. Opzetten van de governance, inclusief het betrekken van externe partners/stakeholders.
  3. Afbakenen van scope binnen de strikte deadline

Over de aanpak

Voor dit project werden volgende werkstromen opgestart en opgeleverd:

  1. Processen: Afstemmen van de verschillen tussen de processen van de VDAB en het shared service (AgO)
  2. Organisatieontwikkeling: Opzetten van de organisatie binnen AgO om de integratie te verzekeren
  3. Analyse, design en aanpassing van de systemen binnen AgO zodat de loonberekening en verloftellers lopen vanaf de harde Go Live (geen piloot mogelijk)
  4. Datamigratie van de systemen van VDAB naar AgO zodat lonen, verlof en andere HR processen probleemloos verder gezet worden
  5. Change management: in samenwerking met de change manager opzetten van leertraject, communicatie traject, onthaaltraject, hyper care etc… .
  6. Stakeholder management om ervoor te zorgen dat overdrager en ontvangende partij de verandering positief ondersteunen.
  7. Negotiaties met interne organisatie, VDAB, vakbonden om de veranderende situatie voor de medewerkers te ondersteunen: 40 medewerkers verhuizen, hebben nieuwe collega’s, nieuwe leidinggevende, kortom een 100% wijzigende werkomgeving.

Het Resultaat

De eerste loonberekeningen zijn succesvol opgeleverd, de datamigratie is goed gelopen. De belangrijkste deliverable, het verankeren van de medewerkers in een nieuwe organisatie - het verandermanagement -  is een proces dat in de maanden na de oplevering pas volbracht kon worden. Menselijke verandering kost immers tijd en vooral veel aandacht van leidinggevenden.

SiRCLE profielen ingezet in dit project

Een change manager (of transformatie manager) is verantwoordelijk voor het identificeren van mogelijke vebeteropportu...
Een business analist (BA) is iemand die fungeert als schakel tussen de business requirements (de opdrachtgever) en de...
Als project manager of projectleider ben je de m/v/x die het overzicht bewaart over een welbepaald project met een vo...
Ontdek meer interessante SiRCLE projecten
Afdeling: HR, Operations
Sector: Overheid
Getriggerd vanuit: Organisatie

Over onze Klant

Vlaamse Overheid
De Vlaamse overheid is verantwoordelijk voor het voorbereiden, formuleren en uitvoeren van het beleid van het Vlaams Gewest en van de Vlaamse Gemeenschap. Het is de verzamelnaam voor alle overheidsadministraties van de Vlaamse regering.

Stay in the SiRCLE

Schrijf je in op onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang elke maand enkele referenties en inspiratie voor jouw volgende veranderingsproject. 

SiRCLE maakt gebruik van cookies om jouw gebruikerservaring te verbeteren.

Door onze website te gebruiken, stem je in met alle cookies in overeenstemming met onze Cookie Policy