Sirius Projectbeheer bij Groep Gent

Over het project

Na de gemeenteraadsverkiezingen van 2018 kwam er een nieuw bestuursakkoord voor de legislatuur 2019-2024 met als titel ‘Ambitie en durf voor Gent’ afgesloten door de vier meerderheidspartijen – OpenVLD, Groen, Vooruit en CD&V. Gemeenten zijn verplicht om een strategisch meerjarenplan op te stellen en up-to-date te houden.  Dit plan geldt vanaf het tweede jaar van de legislatuur tot en met het eerste jaar van de volgende. De gemeenten moeten de cijfers zelf doorgeven aan de Vlaamse overheid volgens de regels vastgelegd in Beleids- en BeheersCyclus (BBC).  In het strategisch plan geeft men prioriteiten aan en kijkt men ver genoeg vooruit zonder de volgende legislatuur te belasten. Ook Gent stelde zijn strategisch meerjarenplan op in het verlengde van het bestuursakkoord.  Het bijgewerkte strategisch meerjarenplan (2020-2025) met maar liefst 683,54 miljoen euro aan investeringen voor Gent en de Gentenaars. Het beheren van zoveel investeringen kan alleen maar door het ontwikkelen van de gepaste financiële methodieken, kaders en rapporten ter ondersteuning én financiële opvolging van de beleids- en beheer beslissingen aan de Stad. Een projectbeheersysteem (software SIRIUS) waarin ook een belangrijke financiële component zit, is de sleutel tot succes. In oktober 2016 werd de eerste versie van SIRIUS in productie gebracht. Een bescheiden programma dat toeliet om de kerngegevens van een project op te lijsten, de gegevens te laten adviseren door de afdeling strategie en financiën en te laten goedkeuren door de bevoegde comités of departementshoofden. Dit was het startschot voor de gestage on-boarding van alle projecten van de STAD en OCMW en later van de AG’s. Tot dan had niemand binnen de stad zicht op welke projecten lopend waren. Laat staan dat er een inschatting kon worden gemaakt van de middelen die hiervoor nodig waren of dat er geweten was rond welke doelstellingen uit het strategische meerjarenplan deze projecten werkten.  Het was zich behelpen met ad-hoc informatierondes bij projectleiders, diensthoofden en departementshoofden. Het project Optimaliseren Projectwerking werd op poten gezet waarbij zowel het proces, de organisatie en de tool op elkaar afgestemd werden. Er was ook een stuurgroep bestaande uit verschillende leden van het managementteam. De diensten hierin vertegenwoordigd zijn strategisch coördinatie, financiën, FM, Stedelijke ontwikkeling, DISTRICT09, aangevuld met OCMW, Sogent, Organisatieontwikkeling,… m.a.w. breed besproken en gedragen. Tot op vandaag worden de verschillende stappen die we voorzien in SIRIUS voorgelegd aan het Gent Management Team en ook de governance-werking werd door het College en Management Team gevalideerd en kreeg een GO. Een ongelofelijk instrument: een ontlasting van de projectleider en een levend dagdagelijks projectbeheer en portfoliowerking ontstaat.

Waarom SiRCLE

Na het uittekenen van de eerste krijtlijnen in het project Optimaliseren Projectwerking, ging STAD en OCMW te rade bij dé ICT-partner DISTRICT09. Al vlug bleek dat er nood was aan externe capaciteit en ervaring om het wensenpakket van de business stakeholders (financiën, strategie, projectwerking) tot één werkbaar projectbeheer applicatie SIRIUS te smeden. SiRCLE nam de rol op van brugpersoon tussen business en ontwikkeling die de customer propositie (MVP) bewaakt en de coördinatie verzorgt tussen de verschillende business stakeholders.

Over de aanpak

Het maken van duidelijke werkafspraken tussen de business en ICT-partner, het afstemmen van de plannen met Enterprise architectuur, het opstellen van de business requirements, het vastleggen van UI/UX, het ondersteunen van de go life, het ondersteunen van training, het verzekeren van quality assurance en de finale business validatie, de release coördinatie van de opgeleverde oplossing maakten allemaal deel uit van het verantwoordelijkheids pakket. Er werd gestreefd naar een levendige applicatie met maandelijkse verbeteringen en nieuwigheden zodat de gebruikers een duidelijk feedbacksignaal kregen dat hun mening telt.  Ook werden de basisprincipes van incident en change management geïmplementeerd in de nazorgfase. De projectleiders, dienstchefs, strategische coördinatoren, PMO-vertegenwoordigers kregen alle aspecten van het SIRIUS programma gepresenteerd in de vorm van een gebruiksvriendelijk responsive (desktop, laptop, tablet) Angular 10 webapplicatie.

Het Resultaat

Met een duidelijk drive voor delivery en teamsamenwerking werd Het SIRIUS programma succesvol gelanceerd in oktober 2016 (Na slechts 7 maanden ontwikkeling). Elk jaar maakten meer diensten en departementen de stap naar SIRIUS. Al 600 projectleiders kregen een formele vorming in het vernieuwde projectgebeuren en in het werken met SIRIUS. Andere centrumsteden zijn geïnteresseerd in de werkmethodiek en de bijbehorende ondersteunende applicaties.
Ontdek meer interessante SiRCLE projecten
Afdeling: ICT
Sector: Overheid
Getriggerd vanuit: Organisatie

Over onze Klant

Groep Gent
De STAD GENT staat er niet alleen voor om zijn beloofde doelstellingen aan zijn inwoners waar te maken. De STAD kan rekenen op een aantal zeer trouwe partners OCMW Gent, IVA-onderwijs, IVA mobiliteit, IVA historische huizen, AG Sogent, AG Kunsten en Design, AG Erfgoed, AG District09, Sociaal Verhuurkantoor Gent. Iets meer dan 7000 werknemers geven elke dag het beste van zichzelf in functie van Gent en de Gentenaar.

Stay in the SiRCLE

Schrijf je in op onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang elke maand enkele referenties en inspiratie voor jouw volgende veranderingsproject. 

SiRCLE maakt gebruik van cookies om jouw gebruikerservaring te verbeteren.

Door onze website te gebruiken, stem je in met alle cookies in overeenstemming met onze Cookie Policy