Groot project met beperkt personeelsbudget? Hier zijn 11 tips om te onthouden.

Denk even na over projectpersoneel op een krap budget. 

Veel bedrijven vinden het een moeilijke taak. Bedrijven moeten in staat zijn om de juiste balans te vinden bij het toewijzen van personeel of budget aan een project. Bedrijven moeten in staat zijn zo goed mogelijk gebruik te maken van de vaardigheden van mensen, net als de bedrijfsmiddelen. 

Wat kun je doen als je in deze situatie verzeild geraakt? Hieronder geven we een overzicht van tips die je in deze situatie kan hanteren. 

De eerste 4 tips focussen op de personen die je in tijden van crisis nodig hebt en moet koesteren omdat ze de boel kunnen redden. Geef ze aandacht, motiveer ze en bedank ze.

1. Stel uw personeel geleidelijk aan naar behoefte

Veel projecten gaan door fases die verschillende vaardigheden vereisen op verschillende momenten. Wanneer je een nieuw product lanceert, zal je in het begin veel ingenieurs, ontwerpers en productmanagers inzetten, maar eenmaal het product klaar is en op de markt komt, kun je de meeste ingenieurs uitfaseren en meer marketeers en verkopers inzetten om het product te promoten.

2. Selecteer een competente projectleider

Wanneer je kleine groepen samenstelt voor een project, neem dan iemand die veel ervaring heeft met soortgelijke projecten in het verleden. Neem ze apart en vraag ze hoeveel mensen ze denken nodig te hebben om het project op tijd af te ronden. Als je krap bij kas zit, leg dat dan aan hen uit en zoek uit wat er nodig is om het project op tijd af te ronden. 

3. Zoek teamleden met een sterk probleemoplossend vermogen

Een eigenschap dewelke zeer wordt gewaardeerd, is het vermogen van teamleden om verschillende problemen in minder tijd op te lossen. Wanneer de tijd komt om teams samen te stellen, wijzen we degenen die klaar zijn om elke moeilijkheid aan te pakken toe om het voortouw te nemen. 

4. Zorg ervoor dat het personeel betrouwbaar is en op de tijd let

Wanneer de middelen krap zijn, moet je je beste mensen naar voren schuiven. Personeel met vaardigheden, ervaring en een uitstekende staat van dienst is beter te coachen, is tijdsbewuster en beschikt over een schat aan kennis die van cruciaal belang is voor het uitwieden van strategieën die niet werken. Als je het je niet kunt veroorloven om te proberen en fouten te maken, dan heb je mensen nodig die dat niet hoeven te doen.

De volgende 4 tips leggen de focus op risk of failure. Je moet de tijd, middelen, impact en kwaliteit van elk project goed bewaken. Deze taak is vooral voor de projectleider, maar elk teamlid heeft hier een verantwoordelijk in deze te communiceren naar de projectleider.

5. Let op problemen met de planning

Houd rekening met de andere projecten die op hetzelfde moment lopen. Als het laatste project een bepaald teamlid nodig heeft, maar ze zijn druk bezig met iets anders, kan dit problemen opleveren. Plan het project op een tijdstip waarop dat teamlid zijn volledige aandacht kan geven.

6. Maak vooraf een budget

Als je wilt kijken hoeveel medewerkers je op één project kunt hebben, maak dan een budget. Dit zal je laten zien met hoeveel geld en middelen je werkt, zodat je het juiste aantal mensen aan het werk kunt zetten, terwijl je weet dat ze de klus effectief zullen klaren. Als je niet het budget hebt om goed werk te leveren, kun je beter verder gaan met iets anders.

7. Breng de urgentie van elk project in balans

Het is erg belangrijk om de sterke en zwakke punten van je team te kennen om ze op de juiste manier toe te wijzen aan bepaalde taken. Efficiëntie is nummer één als het gaat om het runnen van een winstgevend bedrijf. Om maximale efficiëntie te bereiken, moet je de urgentie van elk project waar je aan werkt in evenwicht brengen op basis van opleverdatum, potentiële winst, en huidige planning.

8. Stel nauwkeurige tijdsinschattingen op

Nauwkeurige tijdsinschatting stelt je in staat om te weten hoe lang taken zullen duren en hoeveel mensen je nodig zult hebben om het werk te voltooien. Projectmanagers moeten alle taken die afgerond moeten worden in kaart brengen, evenals de tijd die besteed zal worden aan vergaderingen, communicatie, testen en rapporten. Zonder dit eerst te doen, zal tijd worden verspild en zullen projecten niet op tijd of binnen budget worden voltooid.

9. Geef managers op middenniveau de bevoegdheid om beoordelingen te maken

Delegeer en geef de mid-level managers de bevoegdheid om deze beslissingen te nemen en ondersteuning te organiseren, manage vervolgens je managers aan de hand van tijdlijnen en meetpunten die cruciaal zijn voor het succes van een project. Topmanagers staan verder af van de dagelijkse gang van zaken en hun “inschatting” zal waarschijnlijk minder nauwkeurig zijn dan een middenmanager die begrijpt wat waarheen gaat en hoe. Vertrouw op je team en je structuur.

10. Laat teams zelf rapporteren

Laat je teams hun eigen resource planning maken. En bouw een systeem in waarbij ze aan zichzelf en het bredere team rapporteren over hun voortgang. Door dit te doen creëer je meer buy-in bij je medewerkers. Zij kunnen je vertellen hoe lang of kostbaar iets zal zijn. Op zijn beurt maakt dit hen meer verantwoordelijk en enthousiast over het bereiken van doelen die ze zichzelf hebben voorgenomen. 

11. Onthoud: Meer mensen betekent niet altijd sneller

Bij het bestaffen van een project moet je altijd onthouden dat meer mensen toewijzen niet altijd betekent dat het sneller zal gaan. Wanneer klanten vragen om meer ontwikkelaars op hun softwareproject te zetten, wordt vaak de analogie van schilders die een kamer schilderen gebruikt: Als je een kleine kamer hebt, zal het niet sneller gaan als je er 10 schilders in zet in plaats van 2; het zal waarschijnlijk zelfs eerder vertragen.

Wees vooral slim en creatief wanneer je je organisatie (bedrijf, project,…) doorheen moeilijke tijden moet gidsen. Je stelt je als bedrijf best zo wendbaar mogelijk op om zo snel te kunnen schakelen wanneer één of meerdere omgevingsfactoren veranderen.

Recente blogs

Stay in the SiRCLE

Schrijf je in op onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang elke maand enkele referenties en inspiratie voor jouw volgende veranderingsproject. 

SiRCLE maakt gebruik van cookies om jouw gebruikerservaring te verbeteren.

Door onze website te gebruiken, stem je in met alle cookies in overeenstemming met onze Cookie Policy