Waarom werkt het ene projectteam beter dan het andere? Balans en verbinding zijn dé twee aspecten die hierop invloed hebben. Als projectassistent kun jij meesturen om van het team een goed werkend, ideaal team te maken. Zorg ervoor dat dit op de agenda komt van het projectoverleg.
Samen werken aan samenwerken
Ieder team kan zich ontwikkelen tot een ideaal team. Ideaal in de zin van: betere resultaten, elkaar aanvullen in de rol, controleerbare procedure van werken, nakomen van afspraken, goede onderlinge verhoudingen en meer waardering. Hier volgen de 6 stappen.
Stap 1: visie en missie
Missie is het antwoord op de vraag ‘waarom doen we dit?’ De missie staat in deze stap centraal. Een heldere, aansprekende slogan helpt hierbij. Een missie als leidende titel die het team samenbindt. Stel deze missie dus aan de orde in het overleg. Een aansprekende titel voor het project verhoogt de herkenbaarheid en betrokkenheid.
Stap 2: doelen en resultaten
Resultaten is het antwoord op de vraag: ‘wat gaan we doen?’ Wat wordt er van iedereen verwacht? Zet het om in praktische en haalbare doelen. Benoem met de projectleider de hoofdtaken en de verwachte resultaten voor elk teamlid.
Stap 3: taken en rollen
Teamrollen is het antwoord op de vraag ‘met wie gaan we het doen?’ Een ideaal team kent 5 rollen: creëren, stimuleren, controleren, produceren en organiseren. Het is slim om van tevoren te kiezen wie het beste bij het project passen.
Stap 4: werkafspraken en procedures
Werkafspraken is het antwoord op de vraag ‘hoe gaan we met elkaar om?’ Bijvoorbeeld: op tijd komen, afspraken nakomen, terugkoppeling geven. Vergaderen zorgt vaak voor ergernis, maar maak je de afspraak dat vergaderen pas zinvol is als er: een agenda is, een actielijst wordt gemaakt, en er op tijd begonnen en afgesloten wordt, dan levert de vergadering ook beter resultaat op. Projectvergaderingen worden zo zinvolle bijeenkomsten.
Stap 5: relaties en beleving
Relaties is het antwoord op de vraag ‘hoe zien we elkaar?’ Goede werkrelaties, elkaar zien en tijd nemen zijn essentieel. Gaat een groep goed om met een conflict, dan leidt dat zelfs tot betere samenwerking.
Stap 6: feedback
Feedback is het antwoord op de vraag ‘hoe houden we elkaar in balans?’ Geef regelmatig feedback: een kort compliment of een korte correctie. Ga uit van de feiten, spreek uit wat je waardeert of wat je wilt veranderen. Neem elkaar serieus en geef aandacht.
Tip1: download het project plan canvas
Een groot deel van deze tips hebben we samengevat in het SiRCLE project plan canvas. Het is een handige tool om op 1 pagina alle aspecten van je project (en dus ook je projectteam) in kaart te brengen. Hier vind je alle info over dit gratis canvas.
Tip2: de juiste rollen in jouw team
Toch extra hulp nodig?
Kan jij hulp gebruiken in het optimaliseren van jouw projectteam? Neem dan snel contact met ons op, en dan bespreken we samen hoe we van jouw project een succes kunnen maken.
