Wanneer is een project succesvol? Dat hangt uiteraard af van verschillende factoren. Wat vaststaat is dat een sterk projectteam de slaagkansen aanzienlijk verhoogt. Maar wat is een sterk projectteam? En hoe stel je het samen? In dit artikel gaan we dieper in op de kenmerken van het ideale projectteam en hoe je als manager of teamlid kan bijdragen aan het succes van een project. Door te begrijpen wat er nodig is om een efficiënt projectteam te creëren, kan je ervoor zorgen dat jouw projecten de gewenste resultaten opleveren. Lees verder om te ontdekken hoe je een effectief en efficiënt projectteam kan opzetten en aansturen.
Bezint eer ge begint, drie waardevolle tips voor jouw ideale projectteam
Voordat je mensen toevoegt aan je ideale projectteam is het belangrijk om stil te staan bij de inhoud van je project. De inhoud zal namelijk bepalen van welke afdelingen er medewerkers moeten vertegenwoordigd zijn in je projectteam. Denk niet te veel in silo’s, kijk ook naar andere departementen en betrek je collega’s van finance, HR, ICT, sales, marketing, operations, … indien dit relevant lijkt voor je project. Zeker bij de kick-off van je project is dit aangewezen. Nadien laat je iedereen de keuze of ze een actieve rol willen opnemen in je projectteam of niet. Een projectteam met een mix van diverse vaardigheden en kwalificaties zal de kans op succes alvast aanzienlijk vergroten.
Een tweede aandachtspunt bij de samenstelling is van je projectteam is de beschikbaarheid. Je collega’s zijn vaak al overbevraagd en krijgen er regelmatig nieuwe projecten bij. Daarbij komt nog dat zij weliswaar ervaringsdeskundigen zijn in hun vakgebied binnen de organisatie, maar dat betekent niet automatisch dat zij beschikken over de juiste expertise om een project succesvol te implementeren.
Een ideaal projectteam bestaat dus uit mensen die de juiste departementen vertegenwoordigen, die de ruimte hebben om aan je project te werken en de juiste expertise hebben om projecten succesvol te implementeren
Hét organogram van een ideaal projectteam
Een organogram is een visuele voorstelling van de profielen of mensen in een organisatie of een team. Om het ideale projectteam samen te stellen, is het belangrijk dat deze profielen benoemd en toegewezen worden. In (change) projecten zien we deze profielen vaak terugkomen:
Sponsor
Iemand die financiële of politieke ondersteuning biedt aan het project. Zij hebben vaak een groot belang bij het succes van het project en spelen een belangrijke rol bij het sturen en monitoren ervan
Iemand die verantwoordelijk is voor de planning, uitvoering en oplevering van een project. Deze persoon coördineert het projectteam, bewaakt het budget en de kwaliteit, en zorgt ervoor dat het project op tijd wordt opgeleverd.
Department Owners
Personen die verantwoordelijk zijn voor het succes van een specifieke afdeling binnen de organisatie. In het projectteam speelt deze persoon een belangrijke rol in het zorgen voor afstemming tussen het project en de doelstellingen van de afdeling.
Een architect in een projectteam is de persoon die verantwoordelijk is voor het ontwerpen en vormgeven van de technische oplossingen voor het project. Deze persoon speelt een belangrijke rol in het bepalen van de technische architectuur en het maken van technische keuzes die het succes van het project beïnvloeden.
Een coach in een projectteam is een persoon die zijn/haar expertise en ervaring inzet om individuele teamleden te ondersteunen en te begeleiden in hun werkzaamheden. Deze persoon speelt een belangrijke rol in het motiveren van teamleden, het oplossen van problemen en het bijdragen aan een positieve teamdynamiek.
Niet zeker of je alle nodige puzzelstukjes voor je project inhouse hebt? Ontdek hoe SiRCLE jou kan helpen!
Rules of engagement
Goede afspraken maken goede vrienden. Daarom hebben we 4 regels voor jou opgesomd zodat je, eens je je ideale projectteam hebt samengesteld, je meteen goed van start kan gaan!
Regelmaat van overlegmomenten
Maak duidelijke afspraken over de frequentie van de overlegmomenten. Dit kan variëren van dagelijks tot maandelijks, afhankelijk van de aard en omvang van het project. Zorg ervoor dat de frequentie niet te laag ligt. Zo vermijd je dat eventuele problemen te laat worden gesignaleerd en blijven sluimeren.
Notulen
“Sorry, ik heb dit nog niet kunnen opnemen”. Het is wellicht één van de meest gebruikte excuses bij het begin van een nieuwe projectmeeting. Zoals eerder besproken is de keuze van de juiste mensen (beschikbaarheid) in je projectteam een belangrijk aandachtspunt. Zorg ervoor dat de taken die in de notulen werden genoteerd ook effectief worden opgenomen. De grootste valkuil van een project is het steeds verplaatsen van de deadline omwille van “geen tijd”. Teamleden die ownership tonen, zorgen ervoor dat hun actiepunten tijdig en volledig worden opgeleverd.
Ownerships
De notulen beschrijven niet alleen wat er werd besproken tijdens het overleg. Hierin worden ook de actiepunten genoteerd. Wie is verantwoordelijk voor wat, wat is de urgentie en de deadline van deze taak/taken. Daarom is het aangewezen om een verantwoordelijke aan te duiden voor het maken en verspreiden van notulen onder de teamleden. Op deze manier kan iedereen op de hoogte blijven van de progressie van het project en worden eventuele misverstanden vermeden
Vorm van overlegmoment
Tot slot moet worden besloten of de overlegmomenten fysiek of digitaal plaatsvinden. Tegenwoordig worden digitale overlegmomenten steeds populairder en kunnen ze een efficiënte manier zijn om de voortgang van het project te bespreken zonder dat iedereen fysiek aanwezig hoeft te zijn. Daarnaast zorgen fysieke meetings vaak voor een hogere daadkracht indien er bepaalde interactie vereist is. Het is belangrijk om te bepalen wat het meest geschikt is voor het project en de teamleden.
Download je organogram
Download nu onze gratis projectteam organogram template en leg een stevig fundament voor een succesvol project. Dit overzichtelijke schema zorgt voor een helder beeld van de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid en gestroomlijnde communicatie binnen het team.
Vul je gegevens in en begin vandaag nog met het in kaart brengen van de structuur van jouw team.
