Digitale transformatie naar O365 bij ICMM-CIMM

Over het project

Het ICMM had twee grote uitdagingen:

  1. Wereldcongres
    1. De SG-ICMM begeleiden bij het maken van de juiste keuze voor een technische oplossing om het wereldcongres digitaal te organiseren
    2. Een digitale/virtuele versie van het wereldcongres (webinar-formaat) voorbereiden, opzetten en de SG-ICMM hierbij operationeel (digitaal/technisch) ondersteunen
    3. Het voorbereiden en (live) ondersteunen van de digitale stemming door (192) internationale leden
    4. Het opleiden en coachen van de medewerkers van de SG-ICMM in de gekozen technische/digitale oplossing in voorbereiding van het wereldcongres
  2. Digitale transformatie ICMM-SG
    1. Inventarisatie van de AS-IS situatie
    2. Voorstel tot digitale transformatie van SG-ICMM (hardware/software/manier van werken)
    3. Begeleiding van de RFP/RFQ faze
    4. Coördinatie aankoop & levering, alsook opvolging installatie van nieuwe technische infrastructuur
    5. Opleiden en coachen van medewerkers SG-ICMM in het duurzaam gebruik van de nieuwe oplossing

Waarom SiRCLE

Door de opgebouwde knowhow van SiRCLE binnen O365 en de Microsoft Teams suite, en door het inschakelen van Microsoft Workplace architecten en aanpak, werd in samenwerking met een externe leverancier een volledige omslag gerealiseerd.

De gebruikte change methodieken in combinatie met user adoption aanpak zorgden voor een projectmatige en duurzame verandering binnen de organisatie.

Door de relatief kleine organisatie, was geen change expertise aanwezig bij de klant. 

De focus van de veranderingsbegeleiding lag dan ook op het praktische verwezenlijken van de change (digitale transformatie van het Wereldcongres enerzijds en de structurele manier van werken anderzijds) en het verankeren van de benodigde (technische) kennis bij de medewerkers om na het vertrek van de SiRCLE consultants zelfstandig gelijkaardige activiteiten tot een goed einde te brengen.  

Over de aanpak

  • De opdracht werd ingevuld volgens een vooraf opgesteld en overeengekomen plan & budget 
  • Het onafhankelijke advies (tooling organisatie Wereldcongres) en begeleiding van het RFP/RFQ proces (digitale transformatie ICMM organisatie) werd steeds schriftelijk gerapporteerd 
  • Tijdens implementatie werden bijzonder korte communicatielijnen gehanteerd 
  • De opdracht werd afgesloten met een uitgebreid ‘Delivery Report’ waarin alle aspecten van het project uitgebreid werden opgelijst 

 

  1. Wereldcongres 

De SiRCLE Business & Proces Analist ging aan de slag met het inventariseren van de exacte vereisten om een van oorsprong complex logistiek gebeuren (vertegenwoordigers van 192 landen die afzakken naar Brussel om een wereldcongres live mee te maken) te transformeren naar een quasi volledig virtueel evenement. 

Op basis van de door SG-ICMM gestelde vereisten, werd een shortlist opgesteld van mogelijke technische/functionele oplossingen, telkens met hun resp. voor- en nadelen.  

Na selectie van de meest geschikte oplossing, werd gestart met de voorbereidingen: opstellen en uitsturen van digitale uitnodigingen, het voorbereiden van de online-stemming, het aanleren van de basisbeginselen van de gekozen oplossing.  

 

  1. Digitale transformatie 

Na de AS-IS situatie en huidige/toekomstige behoeften duidelijk in kaart werden gebracht, werd de nodige ondersteuning geboden tijdens het RFP/RFQ proces, teneinde de best mogelijke en meest duurzame oplossing te selecteren.  

Eens de keuze was gemaakt door de klant, kon worden overgegaan tot de begeleiding van het aankoop-, leverings- en installatieproces (door derde, externe leverancier).  

Na installatie kon de SiRCLE Implementatieconsultant aan de slag om -in samenspraak met de klant- de nodige configuraties op te zetten en de eerste stappen van de ingebruikname van de nieuwe oplossing door de medewerkers van de SG-ICMM te ondersteunen. 

Een SiRCLE trainer werd ingeschakeld om alle betrokkenen (en alle niveaus) de nodige kennis bij te brengen teneinde zelfstandig/zonder verdere begeleiding te kunnen werken.

Het Resultaat

Het project Digitale Transformatie werd succesvol afgerond, en overgedragen aan de operationele organisatie.

  • Succesvolle realisatie van het eerste 2-daagse virtuele ICMM Wereldcongres 
  • Succesvolle (en legale!) registratie van de 192 stemgerechtigde leden  
  • Begeleiding van het RFP/RFQ proces voor de nieuwe tooling (software/hardware) ter ondersteuning van de digitale transformatie van de werking van het SG-ICMM 
  • Succesvolle configuratie, implementatie en ingebruikname van een nieuwe, structureel digitale manier van werken voor het SG-ICMM 
  • Opleiden en coachen van de medewerkers van SG-ICMM in de nieuwe manier van werken 
  • Een tevreden klant die zelfstandig en verzekerd de nieuwe hybride digitale en online manier van werken heeft omarmd 

SiRCLE profielen ingezet in dit project

Een digital transformation manager leidt de digitale transformatie-inspanningen van de organisatie, waarbij hij/zij innovatieve technologieën en strategieën implementeert om concurrentievoordeel te behalen.

Een change manager begeleidt organisatorische veranderingen, waarbij hij/zij de impact op mensen en processen beheert en een soepele transitie faciliteert.

Een business architect ontwerpt de blauwdruk van de bedrijfsstrategie en -structuur, waarbij hij/zij de missie van de organisatie vertaalt naar concrete doelen en actieplannen.

Een business analist analyseert bedrijfsprocessen en data om waardevolle inzichten te leveren en oplossingen te identificeren die de organisatie helpen groeien.

Over onze Klant

cimm-icmm-logo
Het International Commitee of Military Medicine (ICMM) is een internationale en intergouvernementele organisatie die in 1921 is opgericht. Haar missie is de wederzijdse uitwisseling van toekomstige oriëntaties, actuele wetenschappelijke kennis en ervaringen uit het verleden tussen militaire medische diensten te bevorderen en de samenwerking tussen de militaire geneeskunde en internationale gezondheidsorganisaties te stimuleren.

Onze expert vertelt er graag alles over

Bram Van Handenhoven
Bram Van Handenhoven

Meer interessante referenties

Sector
Sector
Trigger
Trigger
Afdeling
Afdeling
Download jouw zomerlectuur nu gratis en lees alles over de 11 grootste mythes over change management.

Stay in the SiRCLE

Schrijf je in op onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang elke maand enkele referenties en inspiratie voor jouw volgende veranderingsproject. 

SiRCLE maakt gebruik van cookies om jouw gebruikerservaring te verbeteren.

Door onze website te gebruiken, stem je in met alle cookies in overeenstemming met onze Cookie Policy