(IT) Projecten staan ervoor bekend een hele onderneming te zijn, zeker wanneer deze in grote organisaties worden doorgevoerd. Gelukkig zijn er heel wat manieren om deze te versnellen en efficiënter te maken zonder hierdoor in kwaliteit te moeten inboeten.
Daarom delen we graag welke technieken SiRCLE vaak toepast bij haar projecten.
Let op: deze tips zijn geen garantie voor succes, helaas. De efficiëntie van deze tips is enorm afhankelijk van de bedrijfscultuur, maar het is zeker de moeite om deze eenvoudig te implementeren manieren van werken te bekijken.
1. Werk snel dankzij duidelijke Project Governance
Het is van noodzakelijk belang dat iedereen die betrokken is bij het proces op de hoogte is van de impact op hun verantwoordelijkheden.
Zo’n overzicht kan je opmaken door het combineren van een organogram en een RACI model.
Organogram
RACI-Model
RACI staat voor:
- Responsible: Een manager of teamlid die direct verantwoordelijk is voor het succesvol laten slagen van een projecttaak;
- Accountable: De persoon met de eindbeslissing over het succesvol laten slagen van de specifieke taak of een bepaald resultaat;
- Consulted: Iemand die kan assisteren met advies en inzichten dat het team kan raadplegen;
- Informed: Iemand die niet direct betrokken is bij het project, maar wel op de hoogte gehouden moet worden.
Voordelen:
- Afstemming & verheldering van rollen & verantwoordelijkheden;
- Vergroot draagvlak;
- Aanmoedigen van teamwerk en geen/minder dubbel werk;
- Accountability.
2. Efficiënt via Agile
Een andere manier om jouw project zo efficiënt mogelijk aan te pakken is door te werken via het AGILE-Systeem. Agile is het engels woord voor lenig of behendig en dat is exact de manier van werken onder dit systeem. Aan de hand van korte sprints kom je regelmatig samen met je team tijdens
SCRUM-meetings.
AGILE komt origineel uit software development, maar heeft ondertussen in verschillende sectoren zijn intrede gemaakt als een heel handige manier om flexibel en behendig projecten aan te pakken. Dankzij deze manier van werken kun je snel inspelen op veranderingen tijdens je project. Dit zorgt ervoor dat je geen dubbel werk doet en voorbereid bent op plotse veranderingen.
Voordelen:
- Elke stap heeft een toegevoegde waarde;
- Zeer flexibel op aan te brengen waarden;
- Kort op de bal spelen tijdens kortstondige wijzigingen.
3. Werk Buyer Persona’s uit
Wie ooit al contact heeft gehad met de marketingwereld, kent deze tip ongetwijfeld! Maar in plaats van een persona uit te werken van je klanten, maak je een overzicht van je gebruikers hun persona’s.
Belangrijke vragen die je zeker moet kunnen beantwoorden:
- Wat vinden jouw gebruikers belangrijk?
- Naar wat zijn jouw gebruikers op zoek?
- Wat hebben jouw gebruikers nodig om hun taken te kunnen uitvoeren?
- Wat willen jouw gebruikers?
Voordelen:
- Je schept een duidelijk overzicht over gevraagde veranderingen, zorgen,…;
- Via deze manier krijg je een helder beeld van het gewenste doel/resultaat, zo kan je efficiënt te werk gaan!
4. Voorzie een Buyer’s Story
Eens je de buyer persona’s hebt opgemaakt, kan je deze meteen gebruiken om een Buyer’s Story, of in dit geval een User’s Story, op te stellen.
Via de User Stories gaan we op zoek naar de noodzaak van het project. Kruip even in de schoenen van je persona’s en stel jezelf deze vraag:
“Als een (ROL), wil ik (WAT/WELKE FUNCTIONALITEIT), opdat/zodat ik (DOEL EN REDEN)“
Via deze manier kan je de Acceptatievoorwaarden opstellen: wat moet het project teweegbrengen zodat de verschillende persona’s aan de bovenstaande zin kunnen voldoen.
Je kan pas efficiënt aan de slag, wanneer je weet wat je wil bereiken.
5. Overzicht behouden dankzij een Project Management Dashboard
Eens je alle voorbije tips hebt toegepast, is het tijd om deze te combineren in één hoofdbestand om snel, efficiënt en vlot een overzicht te behouden. Daarvoor bouw je een Project Management Dashboard op, dit is een overzicht van alle metrics, statistieken, verantwoordelijkheden, uitdagingen, …
Zo’n document maak je op aan de hand van een gedeelde Excel, Teams of via een online tool (Click-Up, Monday, …). Het is heel belangrijk dat iedereen die betrokken is met het project hier eenvoudig aan kan geraken.
Welke gegevens heb je zeker nodig?
Om je dashboard zo efficiënt mogelijk te maken, mogen zeker de volgende gegevens niet ontbreken.
Voeg zeker aanvullende gegevens toe, elk project is namelijk anders:
1. Status
- Status;
- Status-comments;
- Actiepunten;
- Status van de mijlpalen;
- Current State of Affairs.
2. Planning
- Beeld over de planning;
- Timelines voor elk traject van het project.
3. Inventaris
- Stakeholders;
- Whereabouts van de belangrijke resources;
- Top 10 van de uitdagingen die ASAP verholpen moeten worden.
Voordelen:
- Een overzicht van alle aspecten van het change traject: van management tot uitvoerend;
- One-stop-shop voor alle informatie;
- Ideaal om tijdens je SCRUM-meetings te overlopen;
- Meten is weten;
- Altijd voor iedereen beschikbaar en van start tot einde overzichtelijk.
