Futureproof via digitalisatie en efficiënte processen bij Mensura

Over het project

Mensura was in 2018 begonnen met het uitdenken van een strategisch transformatieplan om Mensura “Futureproof” te maken. Digitalisering en efficiënte operaties waren daar enkele zeer belangrijke thema’s in. Begin 2020 waren al tal van projecten opgestart om het Future Proof programma vorm te geven. 

Om deze transformatie te kunnen uitvoeren werden een aantal uitdagingen opgesteld: het vormen van een nationaal Operations team, het implementeren van een planningstool en proces en het professionaliseren van een Customer Experience team.

Deze uitdagingen werden er niet gemakkelijk op gemaakt, dankzij de coronacrisis die voor de deur stond. 

Mensura moest, net zoals vele andere bedrijven, op zoek naar een manier om te blijven werken: "Hoe gaan we de consultaties en controles laten doorgaan?"

 

 

Waarom SiRCLE

Eén van de resultaten van het programma bestond uit een nieuw target operating model – een nieuw organogram zeg maar. Mensura is historisch gegroeid vanuit overnames en fusies van kleinere organisaties, elk met een sterke lokale aanwezigheid en expertise. Door de invoering van het nieuwe organogram kwam er meer focus. komen op het aligneren van die verschillende regionale organisaties op het vlak van technologie, dienstenaanbod en manieren van werken. Op het nationale niveau ontstonden zo enkele nieuwe rollen, die de regionale expertise zouden ondersteunen én tegelijk harmoniseren over alle regio’s heen.

Experten op het vlak van de kerntaken van Mensura waren gemakkelijk te vinden binnen de bestaande populatie van voornamelijk arbeidsartsen, verpleegkundigen, psychologen, ergonomen en preventieadviseurs. Kennis van het harmoniseren van processen en organisatie was in zeker mate aanwezig, maar er ontbrak nog een duidelijk strategisch en tactisch plan om dit te concretiseren op nationaal niveau.

Dat is waar SiRCLE aan te pas komt. 

Over de aanpak

Enkel door een drastische technologische ingreep zouden we efficiënter, effectiever én voorspelbaarder kunnen werken. Tenminste, indien de processen juist zouden worden ingericht, én indien de medewerkers van de planningsdienst bereid zouden zijn hun huidige manier van werken om te gooien. Daarnaast zouden ook alle personen die afhankelijk zijn van de planningsdienst een duidelijk effect ondervinden van de nieuwe manier van plannen. Daarvoor dienden we ook een duidelijk transitieplan op te stellen. De keuze voor een geschikte softwareleverancier baseerden we op de verschillende functionaliteiten die ons door de gebruikers werden gevraagd, en door wat de technologische platformen aan nieuwe mogelijkheden konden bijbrengen.

Daar zijn ook de eerste ideeën geboren voor “change marketing”:

Eigenlijk moeten we er voor kunnen zorgen dat we het idee van de toekomstige organisatie verkopen aan de mensen die straks deze organisatie zullen doen draaien. Als zij dat idee kopen, worden ze automatisch gemotiveerd om vanuit hun expertise de juiste oplossingen te vinden voor de huidige problemen. En gemotiveerde medewerkers zullen ook in staat zijn om hun eerder sceptische collega’s te overtuigen met inhoudelijke en uit het dagelijkse leven gegrepen argumenten.

 

Het Resultaat

Naar het einde van het afgesproken traject hebben we systematisch de Dash-test gecommuniceerd;

– iedereen kent nog de reclame met wijlen Jan Theys, die aan een huisvrouw vraagt om haar vertrouwde wasmiddel te ruilen voor een nieuwe trommel Dash. Na twee weken kwam hij nog eens terug en dan zei hij: jij krijgt van mij twee trommels van je oude wasproduct als ik mijn Dash terugkrijg. De dame zegt vervolgens dat ze de Dash wil houden. En het was net dat beeld dat we wilden creëren – zolang jij als expert planning niet getest, gevalideerd, geëxperimenteerd hebt, kunnen we niet live gaan.

Op het moment dat je niet meer terug wil naar je oude manier van werken, dan is onze Dash- test geslaagd.

Dat is voor SiRCLE duurzame verandering realiseren zonder ze op te leggen. SiRCLE is zich dan ook misbaar gaan maken: tijdens het traject leidde onze expert zijn vervanger op, zodat deze alle kennis en know-how had om het volledige proces mee te begeleiden. 

SiRCLE profielen ingezet in dit project

Een change manager (of transformatie manager) is verantwoordelijk voor het identificeren van mogelijke vebeteropportu...
Een bedrijfsarchitect of business architect is verantwoordelijk voor de bedrijfsarchitectuur, een discipline die zich...
Als project manager of projectleider ben je de m/v/x die het overzicht bewaart over een welbepaald project met een vo...
Ontdek meer interessante SiRCLE projecten

Over onze Klant

Mensura
Mensura is met meer dan 600 medewerkers en 300.000 onderzoeken per jaar de grootste Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (EDPB) van België. Een EDPB ondersteunt je bedrijf om de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van je werknemers te verzekeren en te verbeteren. Zo helpt Mensura jouw onderneming bij al haar welzijnsverplichtingen op de werkplek.

Stay in the SiRCLE

Schrijf je in op onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang elke maand enkele referenties en inspiratie voor jouw volgende veranderingsproject. 

SiRCLE maakt gebruik van cookies om jouw gebruikerservaring te verbeteren.

Door onze website te gebruiken, stem je in met alle cookies in overeenstemming met onze Cookie Policy