Migratie van de HR administratie van VDAB naar gecentraliseerde Vlaamse Overheidsdienst

Over het project

De Vlaamse overheid integreert alle HR afdelingen van de verschillende ministeries in één shared service organisatie. De personeelsadministratie van VDAB - Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling - diende overgenomen te worden door de gecentraliseerde Vlaamse Overheidsdienst AgO - Agentschap Overheidspersoneel.

Zowel processen, systemen als medewerkers dienden fysiek te migreren naar een nieuwe organisatie.

Waarom SiRCLE

SiRCLE heeft de projectverantwoordelijkheid opgenomen voor het:

Opzetten van het projectplan, aanpak rekening houdend met een End-to-End verantwoordelijkheid en de samenwerking met de externe partners
Opzetten van de governance, inclusief het betrekken van externe partners/stakeholders.
Afbakenen van scope binnen de strikte deadline

Over de aanpak

Voor dit project werden volgende werkstromen opgestart en opgeleverd:

Processen: Afstemmen van de verschillen tussen de processen van de VDAB en het shared service (AgO)
Organisatieontwikkeling: Opzetten van de organisatie binnen AgO om de integratie te verzekeren
Analyse, design en aanpassing van de systemen binnen AgO zodat de loonberekening en verloftellers lopen vanaf de harde Go Live (geen piloot mogelijk)
Datamigratie van de systemen van VDAB naar AgO zodat lonen, verlof en andere HR processen probleemloos verder gezet worden
Change management: in samenwerking met de change manager opzetten van leertraject, communicatie traject, onthaaltraject, hyper care etc… .
Stakeholder management om ervoor te zorgen dat overdrager en ontvangende partij de verandering positief ondersteunen.
Negotiaties met interne organisatie, VDAB, vakbonden om de veranderende situatie voor de medewerkers te ondersteunen: 40 medewerkers verhuizen, hebben nieuwe collega’s, nieuwe leidinggevende, kortom een 100% wijzigende werkomgeving.

Het Resultaat

De eerste loonberekeningen zijn succesvol opgeleverd, de datamigratie is goed gelopen. De belangrijkste deliverable, het verankeren van de medewerkers in een nieuwe organisatie - het verandermanagement - is een proces dat in de maanden na de oplevering pas volbracht kon worden. Menselijke verandering kost immers tijd en vooral veel aandacht van leidinggevenden.

SiRCLE profielen ingezet in dit project

Change manager

Een change manager begeleidt organisatorische veranderingen, waarbij hij/zij de impact op mensen en processen beheert en een soepele transitie faciliteert.

Meer lezen >>

Business analist

Een business analist analyseert bedrijfsprocessen en data om waardevolle inzichten te leveren en oplossingen te identificeren die de organisatie helpen groeien.

Meer lezen >>

Project manager

Een project manager leidt succesvolle projecten van begin tot eind, waarbij hij/zij teams motiveert en doelen behaalt binnen de gestelde tijd en budgetten.

Meer lezen >>

Over onze Klant

De Vlaamse overheid is verantwoordelijk voor het voorbereiden, formuleren en uitvoeren van het beleid van het Vlaams Gewest en van de Vlaamse Gemeenschap. Het is de verzamelnaam voor alle overheidsadministraties van de Vlaamse regering.

Onze expert vertelt er graag alles over

Herbert Van de Poel

Migratie van de HR administratie van VDAB naar gecentraliseerde Vlaamse Overheidsdienst

Over het project

Waarom SiRCLE

Over de aanpak

Het Resultaat