Een shared service klaarmaken voor een volumestijging met 300% bij de Vlaamse Overheid

Over het project

Het shared service is opgestart in 2016 met enkele klanten. Een doorgedreven aanpassing van de organisatie en manier van werken is noodzakelijk omdat de “Scale-up” onmogelijk het volume aankan met de huidige manier van werken. Tegelijkertijd dient een globale efficiëntieverbetering van 20% gerealiseerd te worden.

Waarom SiRCLE

SiRCLE heeft de volledige verantwoordelijkheid genomen over het transformatieprogramma.

Het zorgde in dit project voor de business architectuur, de vertaling naar strategische en tactische projectplannen, het initiëren en realiseren van het volledige programma, inclusief alle nodige ICT ontwikkelingen en aanpassingen.

Ook nam het de projectverantwoordelijkheid voor de uitbreiding van het aantal klanten (aansluiten van nieuwe ministeries).

Verder heeft SiRCLE ook de introductie van zowel Waterfall als meer agile project management verzekerd (afhankelijk van het project). Hetzelfde telt ook voor de change management methodologie.

Over de aanpak

Een geïntegreerde aanpak (strategie, proces, technologie en organisatie) met de leden van het directie comité was noodzakelijk voor het ontwerp van de transformatie.
Opstellen van een duidelijke ‘Story for transition’ en het opzetten van een transitieprogramma rond 5 domeinen:

Proces (implementatie van een procesorganisatie);
Optimalisatie “0de lijn” ofwel selfservice;
Automatisatie;
KPI;
Klantgerichte organisatie.

Het Resultaat

Dit vertaalde zich in volgende deliverables:

een geïmplementeerde procesorganisatie;
de revamp van de website (x 10 hits);
opzetten van RPA (Robotic proces automation);
een KPI dashboard via Power BI;
een Casetevredenheidssysteem, een kwaliteitscoaching (proces & tooling), het framework voor een nieuwe CRM.

Voor de transitie werd 3 jaar voorzien waarbij ook gevraagd werd de interne organisatie klaar te maken om tijdens het laatste jaar het hele programma en project management enkel met interne medewerkers af te werken. Daarvoor werd een training (traditioneel project management, Agile project management, portfolio management, proces management) en een coaching traject opgeleverd met succesvolle overdracht tot
gevolg.

Op het einde van de 2 jaar is het project succesvol opgeleverd en overgedragen via een presentatie aan het kabinet van de minister.

SiRCLE profielen ingezet in dit project

Change manager

Een change manager begeleidt organisatorische veranderingen, waarbij hij/zij de impact op mensen en processen beheert en een soepele transitie faciliteert.

Meer lezen >>

Proces analyst

Een proces analyst analyseert bedrijfsprocessen om inefficiënties te identificeren en optimalisatievoorstellen te doen voor verbeterde prestaties.

Meer lezen >>

Project manager

Een project manager leidt succesvolle projecten van begin tot eind, waarbij hij/zij teams motiveert en doelen behaalt binnen de gestelde tijd en budgetten.

Meer lezen >>

SiRCLE opleidingen toegepast in dit project

Meten is Weten, werken met Balanced Scorecards

Over onze Klant

De Vlaamse overheid is verantwoordelijk voor het voorbereiden, formuleren en uitvoeren van het beleid van het Vlaams Gewest en van de Vlaamse Gemeenschap. Het is de verzamelnaam voor alle overheidsadministraties van de Vlaamse regering.

Onze expert vertelt er graag alles over

Herbert Van de Poel

Een shared service klaarmaken voor een volumestijging met 300% bij de Vlaamse Overheid

Over het project

Waarom SiRCLE

Over de aanpak

Het Resultaat