Een shared service klaarmaken voor een volumestijging met 300% bij de Vlaamse Overheid

Over het project

Het shared service is opgestart in 2016 met enkele klanten. Een doorgedreven aanpassing van de organisatie en manier van werken is noodzakelijk omdat de “Scale-up” onmogelijk het volume aankan met de huidige manier van werken. Tegelijkertijd dient een globale efficiëntieverbetering van 20% gerealiseerd te worden.

Waarom SiRCLE

SiRCLE heeft de volledige verantwoordelijkheid genomen over het transformatieprogramma.

Het zorgde in dit project voor de business architectuur, de vertaling naar strategische en tactische projectplannen, het initiëren en realiseren van het volledige programma, inclusief alle nodige ICT ontwikkelingen en aanpassingen.

Ook nam het de projectverantwoordelijkheid voor de uitbreiding van het aantal klanten (aansluiten van nieuwe ministeries).

Verder heeft SiRCLE ook de introductie van zowel Waterfall als meer agile project management verzekerd (afhankelijk van het project). Hetzelfde telt ook voor de change management methodologie.

Over de aanpak

Een geïntegreerde aanpak (strategie, proces, technologie en organisatie) met de leden van het directie comité was noodzakelijk voor het ontwerp van de transformatie.
Opstellen van een duidelijke ‘Story for transition’ en het opzetten van een transitieprogramma rond 5 domeinen:

  1. Proces (implementatie van een procesorganisatie);
  2. Optimalisatie “0de lijn” ofwel selfservice;
  3. Automatisatie;
  4. KPI;
  5. Klantgerichte organisatie.

 

Het Resultaat

Dit vertaalde zich in volgende deliverables:

  1. een geïmplementeerde procesorganisatie;
  2. de revamp van de website (x 10 hits);
  3. opzetten van RPA (Robotic proces automation);
  4. een KPI dashboard via Power BI;
  5. een Casetevredenheidssysteem, een kwaliteitscoaching (proces & tooling), het framework voor een nieuwe CRM.

Voor de transitie werd 3 jaar voorzien waarbij ook gevraagd werd de interne organisatie klaar te maken om tijdens het laatste jaar het hele programma en project management enkel met interne medewerkers af te werken. Daarvoor werd een training (traditioneel project management, Agile project management, portfolio management, proces management) en een coaching traject opgeleverd met succesvolle overdracht tot
gevolg.

Op het einde van de 2 jaar is het project succesvol opgeleverd en overgedragen via een presentatie aan het kabinet van de minister.

SiRCLE profielen ingezet in dit project

Een change manager begeleidt organisatorische veranderingen, waarbij hij/zij de impact op mensen en processen beheert en een soepele transitie faciliteert.

Een proces analyst analyseert bedrijfsprocessen om inefficiënties te identificeren en optimalisatievoorstellen te doen voor verbeterde prestaties.

Een project manager leidt succesvolle projecten van begin tot eind, waarbij hij/zij teams motiveert en doelen behaalt binnen de gestelde tijd en budgetten.

SiRCLE opleidingen toegepast in dit project

dashboard kpi
Meten is Weten, werken met Balanced Scorecards

Over onze Klant

Vlaamse overheid Formaat SiRCLE Logo
De Vlaamse overheid is verantwoordelijk voor het voorbereiden, formuleren en uitvoeren van het beleid van het Vlaams Gewest en van de Vlaamse Gemeenschap. Het is de verzamelnaam voor alle overheidsadministraties van de Vlaamse regering.

Onze expert vertelt er graag alles over

Herbert
Herbert Van de Poel

Meer interessante referenties

Sector
Sector
Trigger
Trigger
Afdeling
Afdeling
Kom naar het gratis
Open SiRCLE event

Een mix van klantencases,
inspiratie uit lopende projecten,
netwerken met klanten en consultants
bij een hapje en drankje.

13 juni maart 2024 – 19:00 – 21:30
Download jouw zomerlectuur nu gratis en lees alles over de 11 grootste mythes over change management.

Stay in the SiRCLE

Schrijf je in op onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang elke maand enkele referenties en inspiratie voor jouw volgende veranderingsproject. 

SiRCLE maakt gebruik van cookies om jouw gebruikerservaring te verbeteren.

Door onze website te gebruiken, stem je in met alle cookies in overeenstemming met onze Cookie Policy