Procesgericht leren denken bij Vlaamse Overheid

Over het project

Het Vlaamse agentschap voor onderwijsdiensten en informatie (Agodi) heeft enkele belangrijke ambities voor een vernieuwing en optimalisering van haar dienstverlening. Daarbij hoort de ontwikkeling van nieuwe software, het herinrichten van dienstverlening, maar vooral ook de stap naar proceswerken. Om dit laatste succesvol te maken is het essentieel dat iedereen in de hele organisatie gemotiveerd mee wil werken aan de komende veranderingen.

Waarom SiRCLE

SiRCLE helpt bedrijven om zich op een succesvolle en duurzame manier aan te passen aan een snel veranderende context. Met onze ruime kennis en ervaring binnen transformatieprojecten beseffen wij maar al te goed dat proces management en proces analyse, taakanalyse, behoeftenanalyse (of business analyse) de beste resultaten leveren als ze door ervaren medewerkers van de klant zelf uitgevoerd worden. En dat sloot naadloos aan bij de vraag van Agodi:

Hoe kunnen wij onze eigen medewerkers inschakelen in een digitaliseringsproject, zodat zij heel duidelijk en precies hun activiteiten en processen kenbaar kunnen maken?

Een typische opleiding proces management zou geen soelaas brengen. Daarom werd een opleidings- en coachingstraject op maat uitgewerkt. De belangrijkste reden hiervoor lagen in de vereisten van Agodi:

De basisopleiding moet een laagdrempelige opleiding zijn die voor iedere medewerker toegankelijk is en aanspreekt door de creativiteit en de enthousiasmerende, zelfs eventueel ludieke manier van aanpak.
Het moet de medewerkers laten kennismaken met BPM (business process management) en DM (decision management) technieken en hen inspireren om daar mee aan de slag te gaan tijdens de looptijd van de lopende digitaliseringsprojecten maar ook daarna.
Het moet leiden tot transformationeel leiderschap bij de leidinggevenden die na afloop een rol als verbindingsfiguur tussen hun medewerkers en het transformatieproject zullen opnemen

Over de aanpak

SiRCLE werd gevraagd om AGODI bij haar ambities te ondersteunen als volgt:

het informeren van de hele organisatie over proceswerken in de toekomst
medewerkers te motiveren en te inspireren voor de veranderingen
omgaan met weerstanden
de organisatie de basis van procestheorie bij brengen (> 400 medewerkers)
een groep ambassadors te instrueren (70 medewerkers)
een groep specialist proceswerkers te trainen (10 medewerkers)

Na een situationele analyse heeft SiRCLE een aanpak met drie niveaus workshops opgebouwd. Hierbij is gebruik gemaakt van verschillende transitie-, communicatie - en pedagogische modellen. Het doel van dit traject, genaamd "procesgericht denken en -werken", was om een constructieve cultuur in de organisatie te bereiken om de komende veranderingen positief in te kunnen zetten. Via interactieve workshops luisteren en informeren, deelnemers samen voordelen laten ontdekken, om uiteindelijk medewerkers tot aanstekelijk enthousiasme te inspireren.

Het Resultaat

De basis-workshop zijn gegeven aan de hele organisatie (+400 medewerkers), zodat alle medewerkers hetzelfde beeld hebben van de toekomstige veranderingen en van procesgericht denken en -werken. Vervolgens hebben 70 medewerkers de workshops gevolgd van niveau 2. Daar kregen zij meer theoretisch inzicht in de toekomstige werkwijze van AGODI. De laatste groep van een 10-tal medewerkers is tot slot verder opgeleid om eigen collega's in de toekomst te kunnen ondersteunen. Daarbij is erop gelet dat de kennis bij AGODI werd verankerd.

SiRCLE profielen ingezet in dit project

Change manager

Een change manager begeleidt organisatorische veranderingen, waarbij hij/zij de impact op mensen en processen beheert en een soepele transitie faciliteert.

Meer lezen >>

Proces analyst

Een proces analyst analyseert bedrijfsprocessen om inefficiënties te identificeren en optimalisatievoorstellen te doen voor verbeterde prestaties.

Meer lezen >>

SiRCLE opleidingen toegepast in dit project

Agile voor non-ITers

Het proces optimalisatie spel

Kennismaken met Processen

Essentiële vaardigheden in verbeteringsprojecten

Over onze Klant

De Vlaamse overheid is verantwoordelijk voor het voorbereiden, formuleren en uitvoeren van het beleid van het Vlaams Gewest en van de Vlaamse Gemeenschap. Het is de verzamelnaam voor alle overheidsadministraties van de Vlaamse regering.

Onze expert vertelt er graag alles over

Luc Geukens

Procesgericht leren denken bij Vlaamse Overheid

Over het project

Waarom SiRCLE

Over de aanpak

Het Resultaat